Modello 231 – Segnalazioni

POLICY IN MATERIA DI WHISTLEBLOWING – SEGNALAZIONE DI ILLECITI

1. Obiettivo

La Marzocco S.r.l. ha adottato ed efficacemente attuato un Modello di organizzazione gestione e controllo ai sensi del D.Lgs 8 giugno 2001 n. 231 e un Codice Etico quali documenti che fissano regole di condotta da osservare nello svolgimento dell’attività lavorativa.

In questo ambito, ha proceduto ad emanare la presente policy per regolare il trattamento delle segnalazioni di illeciti o di irregolarità nel rispetto delle previsioni legislative e affinché venga reso noto il processo seguito per l’analisi delle segnalazioni e per le successive verifiche.

Si vuole fin da subito sottolineare che la possibilità di segnalare condotte illecite o violazioni del Modello di organizzazione gestione e controllo rappresenta uno strumento di seria collaborazione tra i lavoratori e l’organizzazione aziendale e che, per questo motivo, va utilizzato con correttezza e nei limiti di legge.

È altresì data evidenza del trattamento di tutela riservato a coloro che effettuano una segnalazione.

2. Riferimenti normativi

La L. 30 novembre 2017 n. 179, entrata in vigore il 29 dicembre 2017, recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” mira a incentivare la collaborazione dei lavoratori per favorire l’emersione dei fenomeni corruttivi all’interno degli enti.

Questa norma prevede che possano essere segnalate – tramite canale informatico riservato – condotte illecite circostanziate o violazioni del Modello di organizzazione gestione e controllo di cui dipendenti o soggetti esterni che collaborano con La Marzocco S.r.l. siano venuti a conoscenza nello svolgimento della propria attività.

La norma sancisce altresì il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione, nonché la previsione di sanzioni nei confronti di chi violi le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate.

Nella realizzazione della presente policy sono state tenute in considerazione le seguenti linee guida:

1. A best practice guide for whistleblowing legislation – Transparency International 2018;
2. Linee guida per la predisposizione di procedure in materia di whistleblowing – Transparency International Italia 2018;
3. La disciplina in materia di whistleblowing – nota illustrativa – Confindustria 2018.

3. Destinatari della policy

La presente policy è indirizzata a tutti coloro che hanno facoltà di inviare una segnalazione, ovvero:

• soggetti che ricoprono funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione della Società o che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo delle attività aziendali (es. amministratori, dirigenti, procuratori);
• tutti i dipendenti a prescindere dal relativo inquadramento contrattuale;
• coloro che collaborano con La Marzocco S.r.l. nel perseguimento dei suoi obiettivi e – più in generale – intrattengono rapporti d’affari (ad es. clienti, distributori, fornitori, consulenti).

4. Condotte illecite e irregolarità: cosa segnalare

Per “condotte illecite” si intende la commissione (o il tentativo di commissione) di un reato per il quale può essere applicata la responsabilità degli enti ai sensi del D.Lgs 8 giugno 2001 n. 231.

Per irregolarità si intende qualsiasi comportamento (di fare o di omettere) avvenuto nell’ambito lavorativo contrario alle regole aziendali e che, anche solo potenzialmente, potrebbe avere un impatto negativo su La Marzocco S.r.l.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono essere considerate condotte illecite o irregolarità:

1. le violazioni di norme di legge (ivi compresa la commissione di un reato);
2. le violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo adottato ai sensi del D.Lgs. 8 giugno 2001 n. 231;
3. le violazioni del Codice Etico;
4. le violazioni di tutte le normative interne (ad es. procedure, protocolli, regolamenti;

Ai destinatari della presente policy è quindi richiesto di segnalare eventuali comportamenti illeciti, anche solo tentati o che si abbia fondato motivo di ritenere che siano stati realizzati.

Non saranno prese in considerazione come oggetto di analisi e approfondimento le mere “voci di corridoio”, i “sentito dire” nonché lamentele, rivendicazioni/istanze di carattere personale.

5. Contenuto della segnalazione

Le segnalazioni di condotte illecite o di irregolarità devono essere complete di tutti gli elementi utili alla ricostruzione e all’accertamento del fatto segnalato.

A tal fine, occorrerà seguire le istruzioni contenute nella piattaforma.

La segnalazione contiene:

1. le generalità del soggetto che effettua la segnalazione con indicazione dell’eventuale ruolo all’interno dell’azienda (resta comunque ferma la possibilità di effettuare segnalazioni anonime);
2. una descrizione chiara e completa dei fatti oggetto della segnalazione;
3. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
4. le generalità del soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;
5. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire in merito ai fatti oggetto della segnalazione;
6. l’allegazione di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati;
7. ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro in merito alla sussistenza dei fatti segnalati.

La segnalazione prevede altresì la necessità da parte del segnalante di dichiarare:

1. l’esistenza di eventuali conflitti d’interesse;
2. l’impegno del segnalante a riferire quanto di sua conoscenza secondo verità.

6. Canale di segnalazione

La piattaforma di whistleblowing (di seguito la piattaforma) adottata da La Marzocco S.r.l. permette la segnalazione a un soggetto, espressamente indicato, che garantirà la tutela della riservatezza del segnalante e del segnalato ed effettuerà le dovute verifiche e approfondimenti.

La piattaforma è accessibile sul sito internet de La Marzocco S.r.l. al link https://segnalazioni.lamarzocco.com.

Si prega di prendere visione dell’informativa privacy.

La piattaforma di segnalazione adottata, residente sul server di un soggetto terzo, prevede una registrazione riservata e un percorso guidato per il segnalante che consentirà allo stesso di inserire le informazioni necessarie riassunte al par. 5.

Il segnalante dovrà compilare una serie di domande, aperte e chiuse, che permetteranno al destinatario della segnalazione di approfondire l’oggetto della stessa in prima battuta anche senza creare un contatto diretto con il segnalante stesso.

È altresì prevista la possibilità di inviare segnalazioni anonime, fermo restando che in questo caso la stessa sarà trattata solo con le informazioni in possesso del destinatario della segnalazione e con le relative cautele.

Al termine della procedura di segnalazione la piattaforma fornirà al segnalante un codice di 16 cifre che permetterà allo stesso di accedere al sistema e, pertanto, alla propria segnalazione per monitorarne lo stato di avanzamento, oppure integrare la propria segnalazione con ulteriori elementi fattuali o altra documentazione nonché di avere un contatto diretto con l’Organismo di Vigilanza.

7. Destinatario della segnalazione

Il soggetto che riceve la segnalazione è l’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.Lgs 8 giugno 2001 n. 231.

L’Organismo di Vigilanza dispone di adeguati poteri ispettivi, può accedere alla documentazione aziendale utile per il caso e ha il potere di chiedere la collaborazione delle funzioni aziendali che ritenga più qualificate al fine di svolgere le necessarie verifiche.

In ogni caso, l’Organismo di Vigilanza fornirà un riscontro al segnalante sull’esito della segnalazione attraverso la piattaforma.

Non verranno comunicati gli eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del segnalato.

8. Gestione delle segnalazioni

Ricevuta la segnalazione, l’Organismo di Vigilanza – dopo aver dato evidenza al segnalante della presa in carico – provvederà ad analizzarla entro un termine congruo.

Attraverso l’utilizzo della piattaforma, è prevista la possibilità di scambi di richieste tra il segnalante e il destinatario della segnalazione al fine di approfondire i temi oggetto di comunicazione.

Saranno effettuate le opportune verifiche, comprensive dell’eventuale audizione del segnalante qualora non fosse anonimo, e nel caso in cui la segnalazione risultasse fondata verranno informate le funzioni aziendali competenti affinché siano intraprese le opportune azioni disciplinari interessando altresì gli organi gestionali e di controllo della Società.

Qualora a seguito della segnalazione fossero necessari interventi migliorativi, il suggerimento verrà inviato alle funzioni che dovranno occuparsi di tali azioni.

L’istruttoria può chiudersi, a titolo esemplificativo, con: a) l’archiviazione della segnalazione per irrilevanza; b) la proposta di modifica del Modello, del Codice Etico o di procedure e protocolli interni; c) proposta di avvio di un procedimento disciplinare a carico del segnalato laddove fossero provati l’irregolarità o l’illecito; d) proposta di avvio di procedimento disciplinare a carico del segnalante in caso di segnalazione non veritiera effettuata con dolo o colpa grave.

Una volta chiusa l’istruttoria, il segnalante verrà informato dell’esito.

9. Protezione dei segnalanti

Per quanto riguarda la posizione di chi effettua una segnalazione, la norma prevede:

• il divieto di atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione;
• sanzioni nei confronti di chi viola le misure poste a tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelino infondate;
• la nullità del licenziamento ritorsivo o discriminatorio del segnalante;
• la denuncia all’Ispettorato Nazionale del Lavoro di misure discriminatorie nei confronti del segnalante.

La Marzocco S.r.l. ha quindi implementato la piattaforma in modo da garantire il segnalante da qualsiasi forma di ritorsione o di discriminazione, diretta o indiretta, per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione.

Le generalità del segnalante e del segnalato non verranno rivelate senza il loro consenso – a meno che non vi sia una espressa previsione normativa o un provvedimento di autorità pubblica che ne imponga la divulgazione – al fine di proteggere i soggetti indicati da possibili ritorsioni o discriminazioni.

La protezione del segnalante non sarà attuata nel caso in cui la segnalazione che si sia rivelata infondata sia stata effettuata con dolo o colpa grave.