Salta al contenuto principale
0
0

Modello 231 – Procedura Segnalazioni

PROCEDURA Di GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI WHISTLEBLOWING

 

Premessa

Con riferimento a La Marzocco S.r.l. (di seguito “La Marzocco”) la presente procedura (di seguito “Procedura”) disciplina il processo di ricezione e trattamento delle segnalazioni (c.d. Whistleblowing) le modalità di gestione operativa, le tutele e le protezioni previste nei confronti del segnalante (c.d. Whistleblower) e delle eventuali persone coinvolte, nel rispetto della normativa vigente sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento UE 2016/679 e al D.lgs. 196/2003 – come modificato dal D.lgs. 101/2018 (GDPR e Codice Privacy).
La Procedura è valida a partire dal 15 luglio 2023, come previsto dal Decreto Legislativo n. 24 del 10/03/2023 (di seguito “Decreto”), emanato in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937. Per quanto non espressamente indicato dalla Procedura resta integralmente applicabile quanto previsto dal Decreto.

 

DESTINATARI

I soggetti destinatari della Procedura sono quelli previsti dall’art. 3 del Decreto e in particolare: gli amministratori, i soci, i dirigenti, i membri di organi sociali e di controllo, i dipendenti, i somministrati, i tirocinanti, i professionisti, i consulenti, i fornitori, i collaboratori e, in generale, tutti i business partner che abbiano rapporti di lavoro e/o interesse con la nostra azienda.

 

COSA PUO’ ESSERE SEGNALATO

Il Decreto stabilisce che sono oggetto di segnalazione, le informazioni riguardanti le violazioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, apprese nel contesto lavorativo, in particolare a titolo indicativo e non esaustivo:
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001 (comprese le violazioni dei modelli organizzativi e dei relativi protocolli), violazioni del Codice Etico, violazioni delle disposizioni previste dallo stesso Decreto, violazioni di disposizioni contrattuali, di policy, di norme e procedure sia aziendali che di Gruppo, ogni violazione di Legge e di Regolamento nazionale ed internazionale vigente o futuro;
in generale qualsiasi comportamento, atto o omissione che possa causare danno o pregiudizio, anche di immagine, a La Marzocco e/o al gruppo de La Marzocco;
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea; atti od omissioni riguardanti il mercato interno; atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.
Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare agevolmente verificabili.

 

COSA NON VA SEGNALATO

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili:
le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché le informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio) o comunque apprese fuori dal contesto lavorativo;
le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante e che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate;
sono quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore, reclami legati all’inquadramento contrattuale e retributivo, ecc…
Si precisa che in caso di segnalazioni infondate, che si rivelino diffamatorie e calunniose, La Marzocco si riserva di agire in difesa dei propri interessi e dei soggetti danneggiati, anche sotto il profilo disciplinare.

 

CHI RICEVE E GESTISCE IL PROCESSO Dl SEGNALAZIONE

L’azienda ha individuato nella Funzione HR (di seguito “HR”), il soggetto destinatario delle segnalazioni e quindi di tutto il processo di gestione delle stesse.
Nel caso in cui la segnalazione dovesse riguardare l’HR e, quindi, di suo conflitto di interessi, il soggetto destinatario della relativa segnalazione e quindi il responsabile di tutto il processo di gestione della segnalazione sarà l’Ufficio Legale (di seguito “Legal”).

 

COME FARE UNA SEGNALAZIONE

 

SEGNALAZIONE INTERNA

La persona che intende fare una segnalazione ha la possibilità di utilizzare i seguenti canali:
il canale principale di segnalazione è la piattaforma digitale accessibile all’indirizzo “https://segnalazioni.lamarzocco.com”, che permette di effettuare una segnalazione scritta. L’utilizzo della piattaforma è fortemente consigliato in quanto garantisce un elevato livello di riservatezza e di efficacia sia in fase di segnalazione che di successiva gestione;
attraverso la piattaforma digitale accessibile all’indirizzo “https://segnalazioni.lamarzocco.com” è altresì possibile effettuare una segnalazione orale, chiedendo un incontro diretto con l’HR o con il Legal nei casi di conflitto di interessi.
posta ordinaria, con busta chiusa indirizzata all’HR o al Legal in caso di conflitto di interessi, presso la sede operativa di La Marzocco – Via La Torre 14/H 50038 Scarperia (FI), avendo cura di apporre sulla busta la dicitura “RISERVATA HR” o “RISERVATA UFFICIO LEGALE”;
nei casi di conflitto di interesse, è possibile, sempre attraverso la piattaforma accessibile all’indirizzo “https://segnalazioni.lamarzocco.com”, effettuare una segnalazione indirizzata al Legal di La Marzocco.
Solo in ultima ipotesi ed in tutti i casi di conflitto di interessi anche del Legal, sarà possibile effettuare una segnalazione all’autorità nazionale anticorruzione – ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/segnalazioni-contratti-pubblici-e-anticorruzione).
Nella segnalazione vanno indicati tutti gli elementi utili a consentire al ricevente di procedere alle dovute e appropriate verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. La segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:
a) generalità del soggetto che effettua la segnalazione;
b) la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
c) se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
d) se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti oggetto di segnalazione;
e) l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
f) l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
g) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Le segnalazioni anonime verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato.

 

SEGNALAZIONE ESTERNA

La persona che intende fare una segnalazione ha la possibilità di effettuare una segnalazione esterna, rivolgendosi all’Autorità nazionale anticorruzione – ANAC (https://www.anticorruzione.it/-/segnalazioni-contratti-pubblici-e-anticorruzione).
La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del Decreto;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

DIVULGAZIONE PUBBLICA

In ultima istanza, i segnalanti possono anche segnalare pubblicamente i loro sospetti.
Anche in questo caso la segnalazione può essere effettuata solo se ricorre una delle seguenti condizioni:

  • il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna o esterna alla quale non è stato dato seguito;
  • il segnalante ha fondati motivi per ritenere che la violazione possa costituire pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • il segnalante ha fondati motivi di temere ritorsioni in caso di segnalazione esterna o che la stessa possa non avere efficace seguito.

 

COME VIENE GESTITA UNA SEGNALAZIONE

Il ricevente la segnalazione procede con:
la valutazione preliminare al fine di verificare la fondatezza dei contenuti della segnalazione;
entro 7 (sette) giorni dal ricevimento fornisce riscontro al segnalante della presa in carico della necessità di ulteriori chiarimenti o dell’eventuale irricevibilità della segnalazione (indicando le motivazioni che giustificano tale scelta);
in caso di fondatezza della segnalazione, procede con la fase di indagine, mantenendo le interlocuzioni con il segnalante, richiedendo eventuali ulteriori informazioni o integrazioni e fornendo adeguato riscontro sull’andamento dell’indagine stessa e sull’esito finale, non oltre un periodo di 3 (tre) mesi dalla data di segnalazione della presa in carico (salvo che tale fase richieda un periodo più lungo di attività).

– In caso di esito positivo dell’indagine, l’HR o il Legal in caso di conflitto di interessi, predisporrà una nota scritta che riassuma l’iter dell’indagine, le prove raccolte e le conclusioni cui si è giunti in merito alle presunte violazioni (o in merito alla presunta commissione degli illeciti oggetto della segnalazione), riferendo immediatamente al Consiglio di Amministrazione di La Marzocco sempre garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante – affinché adotti le misure opportune sia di natura organizzativa che disciplinare.

Il segnalante che abbia posto in essere – o sia stato coinvolto in – una condotta illegittima non andrà esente da eventuali provvedimenti disciplinari a suo carico per il fatto di aver segnalato un proprio o altrui comportamento illegittimo. In ogni caso tale circostanza sarà presa in considerazione come elemento di mitigazione nella valutazione di eventuali provvedimenti disciplinari da adottare.

– In relazione alle segnalazioni che risultassero invece non confermate, l’HR o il Legal in caso di conflitto di interessi, previa redazione di una nota scritta che rimane a suoi atti, riferirà al Consiglio di Amministrazione di La Marzocco contenente le informazioni aggregate sulle risultanze dell’attività svolta a seguito delle segnalazioni ricevute e risultate non confermate.

Il segnalante, ove non sia rimasto anonimo, deve essere informato relativamente all’esito della segnalazione che ha effettuato, nel termine di 3 (tre) mesi dalla segnalazione medesima. Ove l’indagine risulti particolarmente complessa, alla scadenza del termine indicato, l’HR o il Legal in caso di conflitto di interessi, dovrà comunque aggiornare il segnalante in merito all’attività in corso.

 

TUTELA DELLE PERSONE SEGNALANTI

I segnalanti in buona fede saranno garantiti da qualsiasi forma di ritorsione o penalizzazione e ad essi sarà assicurata la massima riservatezza e l’anonimato del segnalante (in caso di segnalazioni anonime), fatti salvi gli obblighi di legge e le esigenze di tutela di La Marzocco e/o del gruppo de La Marzocco o delle persone accusate erroneamente o in malafede.

A tal proposito è fatto divieto di porre in essere atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente alla segnalazione.

L’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, fatto salvo il consenso espresso del medesimo. La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante. La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante. Nel caso in cui il segnalante sia un dipendente di La Marzocco, nei suoi confronti, ai sensi della Procedura non è consentita, né tollerata alcuna forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, avente effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati direttamente o indirettamente alla denuncia.

 

RESPONSABILITA’ DEL SEGNALANTE

Resta valida la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della Procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della Procedura.

 

RISPETTO DELLA NORMATIVA IN MATERIA Dl PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato da La Marzocco, in qualità di titolare del trattamento, attraverso l’HR o il Legal in qualità di incaricato al trattamento, nel rispetto dei principi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali. Se i fatti segnalati non rientrano nell’applicazione della disciplina del Whistleblowing o non sono verificabili, i dati personali saranno cancellati entro 60 (sessanta) giorni dal ricevimento della segnalazione.

 

AGGIORNAMENTO DELLA PROCEDURA

La Procedura è stata redatta sulla base della normativa attuale ed è pertanto suscettibile di eventuali modifiche, integrazioni, aggiornamenti ove necessari, sulla base dell’evoluzione normativa o delle “best practice” in materia.